So können Sie CRM Software nachhaltig in Ihren Betriebsablauf integrieren

Im ersten Teil unseres Ratgebers zum Thema CRM Software haben wir beschrieben, welche Vorüberlegungen Sie treffen sollten, wenn Sie den Kauf eines CRM-Systems in Erwägung ziehen – und in welchen betrieblichen Abläufen Sie sich davon Verbesserungen erwarten dürfen. Das könnten sein:

• Effizienterer Vertrieb
• Besserer Kundenservice
• Gezielteres Marketing

All das gelingt Ihnen nur unter einer Voraussetzung: Sie müssen das neue System fürs Customer Relationship Management so einführen, dass alle Abteilungen beteiligt sind und umfassend informiert werden.

Das lässt sich am einfachsten umsetzen, indem Sie aus jeder Abteilung, die von den Neuerungen betroffen ist, einen Mitarbeiter für eine Projektgruppe rekrutieren. So kann qualifiziert darüber beraten werden, wie weitreichend die Veränderungen im Zuge der Programmeinführung sein sollen und an welchen Stellen nur wenige bis gar keine nötig sind.

Denken Sie daran, dass die Einführung der neuen Kundenmanagement-Software schon in dieser Phase mit einem nicht zu unterschätzenden Zeitaufwand verbunden ist. Die beteiligten Mitarbeiter sollten also in Absprache mit der jeweiligen Abteilungsleitung entlastet werden und ihre Aufgaben teilweise an Kollegen delegieren. Außerdem muss das Projekt bei der Urlaubsplanung mitberücksichtigt werden, denn anders als die „normale“ Tätigkeit kann die Mitarbeit in der Gruppe nicht einfach von einem anderen Mitarbeiter übernommen werden.

Legen Sie außerdem von vorneherein fest, welche Entscheidungen das Team treffen darf und wem im Notfall die oberste Entscheidungsgewalt obliegt, um Pattsituationen zu vermeiden.

Das sollte im Idealfall ein Mitarbeiter aus der IT-Abteilung sein, da ein gewisses technisches Verständnis bei dieser Aufgabe definitiv von Vorteil ist. Denn es geht dabei darum, für alle Probleme, die im Zusammenhang  mit der neuen Software auftreten, Lösungen zu finden. Besonders in den ersten Wochen und Monaten müssen Sie dafür etwas mehr Zeit einplanen. Bisherige Tätigkeiten müssen also zumindest vorübergehend – womöglich sogar dauerhaft – an andere Kollegen delegiert werden.

Extrem wichtig ist auch, dass der Hauptverantwortliche für die CRM Software alle Neuerungen von Anfang an transparent an alle Abteilungen kommuniziert und diesen bei offenen Fragen oder Problemen mit Rat und Tat zur Seite steht. Gerade Mitarbeiter mit langer Berufserfahrung verstehen oft nicht, weshalb lange bewährte Abläufe plötzlich geändert werden sollen. Ihnen muss er konkret zeigen, wie die neuen Funktionen ihren Arbeitsalltag erleichtern können.

Damit die Kontaktmanagement-Software möglichst schnell auf allen relevanten Geräten in Ihrem Unternehmen läuft, sollten Sie im Vorfeld eine Liste erstellen, auf der diese komplett verzeichnet werden – vom Server über Tablets bis hin zu Smartphones.

Sie sollten ebenfalls klären, welche anderen Programme Daten mit der CRM Software austauschen sollen. Dabei geht es nicht nur um die auf den PCs installierten Anwendungen, sondern auch um Telefonsoftware, E-Mail-Server etc.

Mit Hilfe dieser Aufstellungen – und eines groben Budgetplans für die neue Software – können Anbieter von CRM-Systemen sicherstellen, dass innerhalb kürzester Zeit alle Geräte und Programme mit Ihrer neuen Business-Lösung problemlos in Ihren Betriebsablauf integriert werden können und die relevanten Daten an einer zentralen Stelle zusammenlaufen.

Sie werden anhand von internem Feedback, aber auch anhand positiver Rückmeldungen von Kunden relativ schnell die Vorzüge der CRM Software für Ihr Unternehmen bemerken.